Cómo registrar la hoja de vida en el SIGEP

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El SIGEP (Sistema de Gestión del Empleo Público) es la evolución del SIUP (Sistema Único de Información Personal).

El SIGEP es una herramienta tecnológica al servicio del área del Talento Humano. En él se registra toda la información en línea de funcionarios y contratistas.

El SIGEP está compuesto por tres grandes sistemas:

1. Recursos Humanos, al que pertenece la hoja de vida.
2. Organizaciones.
3. Servicio al cliente.

Estos tres subsistemas constan de siete módulos cada uno, para un total de 21.

Para ingresar al sistema se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. El computador debe tener acceso a Internet.
2. El único navegador permitido es Internet Explorer. No funciona con navegadores como Google Chrome o Safari.
3. Cada funcionario de planta o contratista debe tener un correo electrónico, al que le será enviada la información para acceder al sistema, usuario y contraseña. La contraseña es alfanumérica y podrás cambiarla en cualquier momento si lo deseas. Revisa el correo spam porque es posible que te llegue la información a éste para acceder al sistema. La entidad da de alta a los funcionarios, es decir, autoriza a cada uno para que pueda ingresar su hoja de vida al SIGEP. Recuerda que los particulares no pueden ingresar la hoja de vida al sistema, a no ser que estén en proceso de ser contratados.

Para ingresar al sistema escribimos en nuestra barra de direcciones www.sigep.gov.co, hacemos clic en ingreso al portal de servidores para actualizar la hoja de vida, digitamos el usuario y la contraseña, hacemos clic para entrar, vemos la declaración juramentada que expresa que la información es veraz y damos clic en aceptar.

La hoja de vida está compuesta por varios ítems que debemos completar: segundo nombre, segundo apellido, la fecha de expedición de la cédula de ciudadanía (día, mes y año, cada uno separado por guiones; igualmente, a la derecha hay un calendario donde podemos marcar cada opción), el municipio de expedición, lugar de nacimiento, número del RUT (Registro Único Tributario) y el RH. Recuerda que los círculos azules ubicados a los costados son filtros para ayudar en el diligenciamiento. Se deben usar porque el sistema no te permite escribir. Los asteriscos indican campos obligatorios para diligenciar; si no los rellenas, el sistema no te permitirá guardar los cambios en la hoja de vida. Hay que dar clic en las flechas para guardar y actualizar. Si olvidas dar clic en las flechas no se guardan los cambios y se perderá la información registrada. Después de guardar, el sistema muestra la opción de adjuntar la cédula y una foto. La cédula debe estar en formato PDF y la foto en JPG, y ninguna puede exceder los 500 kb. Hacemos clic en examinar y luego con el explorador ubicamos el archivo que se quiere subir. De esta manera, se ha completado la primera parte del registro de la hoja de vida.

Para el diligenciamiento de los estudios (educación básica, primaria, secundaria y profesional), en el ítem Educación Superior encontramos dos opciones: estudios realizados en Colombia o en el exterior. Si has culminado sus estudios, los semestres cursados, el país, departamento y municipio. El sistema contiene el 95% de las carreras reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional. Se debe escribir completo el nombre de la institución universitaria y los títulos. La información no debe contener errores de ortografía o de digitación.

Los títulos de postgrado, especialización, maestría y doctorado se diligencian cada uno por separado. Igualmente, si cuentas con tarjeta profesional, adjunta los documentos en formato PDF. Al terminar recuerda hacer clic en el disco de color verde para guardar. Si tu último título es bachiller no diligencies primaria, si tu último título es profesional, no diligencies secundaria. Al igual, se adjuntan en formato PDF los documentos que lo acrediten, sin olvidarse de guardar.

En cuanto a la experiencia laboral, diligencia el departamento, municipio, correo electrónico, fecha de ingreso y terminación. Para el sistema, el trabajador independiente es el que tiene su propio negocio; por lo tanto, los contratistas deben marcar la casilla NO.

Tipo de empresa, pública o privada.

En el régimen de contratación, según el caso, encontramos contratistas (equivalente a prestación de servicios) y funcionarios de planta (equivalente a régimen ordinario).

Toda la experiencia laboral se puede ingresar con sus respectivas certificaciones. También puedes acreditar experiencia docente en el caso de que la tengas.

Recuerda que para salir de forma segura hay que hacer clic en el icono de la puerta.

5 tips para elaborar una hoja de vida efectiva

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A continuación vamos a darte 5 sencillos tips para hacer que tu hoja de vida sea más efectiva y, por tanto, obtengas con ella mayores probabilidades de obtener empleo. Los consejos se refieren a los datos que debemos incluir u omitir en el curriculum para que éste sea tenido en consideración por los reclutadores.

1. En el apartado de datos personales no se debe poner ni la fecha de nacimiento, ni la edad, ni el estado civil ni el número de hijos, porque esos son argumentos que las empresas pueden utilizar para no seguir con la lectura de la hoja de vida.

2. En el perfil ocupacional hay que iniciar diciendo qué tipo de profesionales somos. Así no hayamos asistido a la universidad, si hemos tenido una experiencia empírica, cuánto tiempo de experiencia; luego, hemos de decir en qué área específica y luego ampliar las competencias y habilidades.

3. La formación académica debe ser organizada de forma cronológica, de lo último que estudiamos a lo primero. En la formación complementaria debemos limitarnos a poner los cursos de los 5 últimos años.

4. Experiencia laboral: en la parte de las funciones, con viñetas; en el período de labores se debe poner día, mes y año. Si se sabe que todavía esa persona está como jefe inmediato, sí se puede poner su nombre; de lo contrario, solamente los teléfonos del área de Recursos Humanos.

5. Referencias: suelen ponerse 2, máximo 4 referencias, entre familiares y laborales.

Aunque son unas recomendaciones muy sencillas, se trata de pequeños detalles que pueden mejorar notablemente la calidad de tu hoja de vida.

Qué es una hoja de vida y sus partes

Definición de hoja de vida

Podríamos definir la hoja de vida como la herramienta principal de que dispone un candidato en la búsqueda de empleo.

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La hoja de vida es la carta de presentación del aspirante, el primer y probablemente único contacto que lleguen a tener la mayoría de los candidatos con la empresa que quieren que los reclute. Esto le confiere a la hoja de vida una gran relevancia, puesto que en ella deberemos condensar la información más importante de nuestra historia laboral para poder presentarnos adecuadamente ante una empresa.

Tener en cuenta…

Antes de hacer una hoja de vida es importante sentarse a determinar cuáles son las competencias laborales que se tienen, cuál es el historial laboral que permite identificar tus fortalezas y debilidades. Hay que determinar si el camino por el que se quiere optar para el desarrollo de nuestra carrera profesional es realmente el camino de tener empleo en una empresa formal y no ser independiente o emprendedor.

Para elaborar una hoja de vida hay que tener en cuenta cuatro principios fundamentales:

Principio de precisión: las cifras que utilicemos en la hoja de vida tienen que haber sido verificadas y tenemos que constatar que corresponden a lo que son. Hay que tener cuidado con cifras como fechas de estudios, fechas de experiencias laborales, cifras de logros de ventas, etc.

Principio de extensión: ¿qué tan larga ha de ser una hoja de vida? No hay un ideal en esto. Coinciden los responsables de las áreas de recursos humanos en que una hoja de vida de entre 2 y 3 páginas está bien. Lo que hay que cuidar es no omitir ciertos detalles que resulten relevantes para los profesionales que se encargan de la selección y reclutamiento y no incluir mucha información que no resulte importante, porque los profesionales de recursos humanos tienen que leer cientos y cientos de hojas de vida y probablemente omitan la lectura de mucha información y, si ven que es muy larga, pueden desinteresarse en nuestro curriculum.

Principio de honestidad: es muy importante que toda la información que depositemos en nuestra hoja de vida sea absolutamente veraz, pues los procesos de selección y reclutamiento tienen fases posteriores de verificación de esta información, donde el responsable de recursos humanos revisa y hace un proceso de referenciación de que todo lo que hayamos depositado se corresponda con la realidad, que efectivamente poseamos los grados y los títulos que decimos tener y que los trabajos que hayamos desempeñado tengan la relevancia que dijimos que tenían. Es muy importante que todo sea veraz, pues podemos quedar vetados en caso de que omitamos o incluyamos información que no corresponda a la realidad y eso nos puede significar posteriores problemas en el mercado laboral.

Principio de relevancia: conocer el cargo en la empresa para la que nos estamos postulando, de tal manera que podamos colocar aquella información que sea realmente relevante, como, por ejemplo, que hemos trabajado en sectores industriales o desempeñando roles similares a aquellos a los que estamos aspirando.

Partes o estructura de una hoja de vida

Toda buena hoja de vida ha de tener 6 elementos fundamentales:

Encabezado: toda la información que tiene que ver con los datos personales y de contacto del candidato. Es importante no olvidarse de actualizar el número de teléfono celular, los correos electrónicos… Resulta difícil de creer, pero es este uno de los poblemas más frecuentes en las hojas de vida, la dificultad de la empresa para contactar con nosotros debido a datos desactualizados.

Perfil profesional: es fundamentalmente un resumen, en unas 5 líneas, de tu hoja de vida, que le permitirá rápidamente al profesional de recursos humanos detectar a grandes rasgos cuál es tu capacidad global y tu capacidad de aporte a esa organización por estudios, por formación, por experiencia…

Formación académica: en esta sección aparecen los estudios del candidato.

Experiencia laboral: resulta sumamente relevante poner todas las funciones y logros, no sólo el título del cargo y los años que has estado en ese cargo en cada organización, sino acompañar alguna descripción de ese cargo que le permita al profesional de recursos humanos entender fácilmente tu rol y cuál eran las actividades que desempeñabas dentro de esa organización.

Otros datos de interés: ahí suele colocarse información respecto al nivel de dominio de idiomas. Si teienes nivel de bilingüismo, es recomendable decir dónde aprendiste una segunda lengua, cuál es tu nivel hablado, escrito y de lectura, es decir, cuál es tu habilidad con ese segundo idioma. Se incluyen también aquí otros conocimientos relevantes, dependiendo mucho del trabajo al que estés aspirando, como tus conocimientos específicos en informática, programas estadísticos, hojas de cálculo…

Referencias laborales: algunos de los profesionales de recursos humanos desestiman esta sección, pues consideran que la información depositada ahí por el candidato no es necesariamente información que resulte conveniente. Se trata de incluir de forma clara los datos de contacto de los jefes de posiciones anteriores para facilitar que la empresa que está haciendo el proceso de selección y reclutamiento recabe información sobre su desempeño y sobre los diferentes valores en las posiciones que ha ocupado en el pasado. Pero es un tema controvertido y las opiniones al respecto en recursos humanos siguen siendo diversas.

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Recomendaciones finales

Hay algunos casos especiales en ciertas hojas de vida de ciertos sectores específicos que deben ajustarse a sus necesidades particulares, como las hojas de vida de diseñadores, comunicadores sociales, periodistas, arquitectos… en donde se deben además incluir dossieres u otro tipo de información que resulte relevante para el profesional de recursos humanos en la selección y reclutamiento de personal.

Para finalizar, queremos hacer referencia a la transformación que ha incorporado en la selección y en la búsqueda de empleo en el mercado el tema de Internet. La red se ha convertido en la principal fuente de búsqueda de empleo para los profesionales y para los diferentes candidatos hoy en día. Es importante que le demos a esta vía la misma importancia que a la tradicional, y que la información que depositemos no esté desactualizada, pues puede haber empresas que nos estén buscando al otro lado de la pantalla.